Si tu evento en Polonia pone a disposición del público 1.000 plazas al aire libre, 500 en un edificio o 300 en una sala deportiva, es una impreza masowa y no puedes celebrarlo sin un permiso administrativo. La norma es la ustawa z dnia 20 marca 2009 r. o bezpieczeństwie imprez masowych, cuyo texto consolidado se publicó como Dz.U. 2023 poz. 616. Fija los umbrales, el calendario, la plantilla mínima de seguridad y la cobertura sanitaria. Lo que sigue es ese articulado, con las cuentas hechas sobre aforos reales.
¿Cuándo tu evento en Polonia es una «impreza masowa»?
La frontera es el número de plazas que el organizador pone a disposición, calculado conforme a las normas de edificación y de protección contra incendios. El art. 3 pkt 2 define la impreza masowa artystyczno-rozrywkowa como aquella que se celebra «na stadionie, w innym obiekcie niebędącym budynkiem lub na terenie umożliwiającym przeprowadzenie imprezy masowej», con «nie mniej niż 1000» plazas, o «w hali sportowej lub w innym budynku», con «nie mniej niż 500». Para el deporte, el art. 3 pkt 3 baja el listón en sala a 300 plazas, y el art. 3 pkt 4 considera mecz piłki nożnej cualquier partido de fútbol con 1.000 plazas o más.
| Tipo de evento | Recinto | Umbral de plazas | Base |
|---|---|---|---|
| Artístico o de entretenimiento | Estadio, objeto no edificado o terreno habilitado | 1.000 | art. 3 pkt 2 lit. a |
| Artístico o de entretenimiento | Hala sportowa u otro edificio | 500 | art. 3 pkt 2 lit. b |
| Deportivo | Estadio u otro objeto que no sea edificio | 1.000 | art. 3 pkt 3 |
| Deportivo | Hala sportowa | 300 | art. 3 pkt 3 |
| Partido de fútbol | Estadio u otra instalación deportiva | 1.000 | art. 3 pkt 4 |
El mismo art. 3 pkt 1 deja fuera de la definición un bloque largo de eventos: los celebrados en teatros, óperas, operetas, filarmónicas, cines, museos, bibliotecas, casas de cultura y galerías de arte, siempre que el evento encaje con el destino del local; los organizados en colegios por la dirección del centro; las competiciones de niños y jóvenes; el deporte para personas con discapacidad; la actividad deportiva recreativa gratuita y de acceso libre al aire libre, y los eventos cerrados que una empresa organiza para su plantilla. Un ciclo de conciertos en una filarmónica no necesita zezwolenie; el mismo cartel en una explanada con 1.200 entradas, sí.
¿Qué permiso necesitas y con cuántos días de antelación?
El permiso lo concede el alcalde —wójt, burmistrz o prezydent miasta— del municipio donde se celebra el evento, y el calendario es rígido. El art. 25 ust. 1 obliga al organizador a presentar la solicitud «nie później niż na 30 dni przed planowanym terminem jej rozpoczęcia» y, en el mismo plazo, a pedir informe al comandante de Policía, al de la Straż Pożarna, al coordinador de emergencias médicas y al inspector sanitario del distrito. El art. 29 ust. 1 cierra el círculo por el otro extremo: «Organ wydaje zezwolenie albo odmawia jego wydania w terminie co najmniej 7 dni przed planowanym terminem przeprowadzenia imprezy masowej». La copia de la decisión se remite en tres días a los organismos que informaron, los del art. 25 ust. 1 pkt 2 (art. 29 ust. 5).
| Hito | Plazo | Base |
|---|---|---|
| Solicitud de zezwolenie y petición de informes | 30 días antes del evento | art. 25 ust. 1 |
| Plazo reducido en casos excepcionales y justificados | 14 días antes | ficha oficial de biznes.gov.pl |
| Decisión del alcalde (concesión o denegación) | Al menos 7 días antes | art. 29 ust. 1 |
| Envío de la copia de la decisión a los organismos que informaron | 3 días desde que se dicta | art. 29 ust. 5 |
| Tasa administrativa (opłata skarbowa) | 82 zł | biznes.gov.pl |
La ficha oficial del trámite en biznes.gov.pl, el portal del Gobierno polaco para empresas, detalla la documentación: plano gráfico del recinto con vías de evacuación, instrucción de seguridad contra incendios, programa del evento, regulamin imprezy y los informes de los cuatro organismos. La tasa es de 82 zł por el permiso y 17 zł más si actúas con apoderado. Si no la pagas, la oficina te da entre 7 y 14 días para hacerlo antes de archivar la solicitud.
Riesgo elevado: una decisión del propio ayuntamiento
El art. 3 pkt 5 define la impreza masowa podwyższonego ryzyka como aquella en la que «istnieje obawa wystąpienia aktów przemocy lub agresji», a partir de la información sobre amenazas previstas o del historial del público. No la declara el organizador: según el art. 29 ust. 3, es el órgano que concede el permiso quien lo hace constar en el zezwolenie, apoyado en la información de amenazas, en el informe del comandante de Policía o a instancia de la entidad que gestiona la competición. Esa etiqueta duplica la plantilla de seguridad, prohíbe el alcohol y activa el control del art. 31, que permite al ayuntamiento dictar la interrupción del evento con ejecutividad inmediata si el organizador no cumple las condiciones del permiso.
¿Cuántos miembros de seguridad exige la ley polaca?
El art. 6 ust. 2 pone una fórmula, no una recomendación. Para una impreza masowa ordinaria: «co najmniej 10 członków służb: porządkowej i informacyjnej na 300 osób (…) i co najmniej 1 członek (…) na każde następne 100 osób», con un mínimo del 20 % de servicio de orden sobre el total. Para la de riesgo elevado: «co najmniej 15 członków służb (…) na 200 osób (…) i co najmniej 2 członków (…) na każde następne 100 osób», con el 50 % de servicio de orden. La cuenta se hace sobre las personas que pueden estar presentes, no sobre las entradas vendidas.
Aplicando literalmente esa fórmula a cuatro aforos, el resultado es el siguiente (cálculo propio sobre el art. 6 ust. 2):
| Aforo autorizado | Impreza ordinaria | De los cuales, servicio de orden (20 %) | Impreza de riesgo elevado | De los cuales, servicio de orden (50 %) |
|---|---|---|---|---|
| 1.000 | 17 | 4 | 31 | 16 |
| 3.000 | 37 | 8 | 71 | 36 |
| 5.000 | 57 | 12 | 111 | 56 |
| 10.000 | 107 | 22 | 211 | 106 |
La lectura práctica: entre un evento ordinario y uno declarado de riesgo elevado, la plantilla casi se duplica y la parte acreditada como servicio de orden se multiplica por cuatro o cinco. Si el ayuntamiento cambia la calificación a diez días vista, el presupuesto de personal se rompe. Por eso conviene presupuestar el escenario de riesgo elevado siempre que haya rivalidad deportiva, histórico de incidentes o venta masiva en taquilla. La diferencia con otros mercados es grande: en España el personal de seguridad sale de la normativa de espectáculos de cada comunidad, como repasamos en la guía de seguridad en eventos, y en el Reino Unido la nueva Martyn's Law parte de 200 personas en recintos y de 800 en eventos con acceso controlado, no de 1.000.
¿Qué cobertura médica hay que montar según el aforo?
El detalle está en el rozporządzenie Ministra Zdrowia z dnia 6 lutego 2012 r. w sprawie minimalnych wymagań dotyczących zabezpieczenia pod względem medycznym imprezy masowej (Dz.U. 2012 poz. 181). Su § 1 ust. 1 descompone el dispositivo en tres piezas: «zespoły wyjazdowe; patrole ratownicze; punkty pomocy medycznej». El § 2 fija los mínimos para una impreza artystyczno-rozrywkowa o deportiva que no sea partido de fútbol, en función de la cifra prevista de asistentes.
| Asistentes previstos | Equipos de salida | Patrullas de rescate | Puntos de asistencia médica |
|---|---|---|---|
| Hasta 5.000 | 1 equipo sin médico | 1 patrulla | — |
| 5.001 a 25.000 | 1 con médico y 1 sin médico | 1 por cada 10.000 iniciados por encima de 5.000 | 1 por cada 50.000 iniciados por encima de 10.000 |
| 25.001 a 65.000 | 1 con médico y 2 sin médico | 1 por cada 10.000 iniciados por encima de 5.000 | 1 por cada 50.000 iniciados por encima de 10.000 |
| Desde 65.001 | 1 con médico y 2 sin médico, más 1 equipo por cada 120.000 iniciados | 7 patrullas por los primeros 65.000 y 1 más por cada 15.000 | Desde 110.001: 2 puntos y 1 más por cada 100.000 |
El salto relevante está entre 5.000 y 5.001 asistentes: con un asistente más, el dispositivo pasa de un equipo sin médico a dos equipos, uno de ellos con médico. Para una impreza de riesgo elevado o un partido de fútbol, el § 3 endurece el mínimo desde el primer tramo, con un equipo con médico ya por debajo de 5.000 asistentes. El criterio polaco es, por tanto, una escala por aforo; en España la exigencia sanitaria se reparte entre normas autonómicas, como detallamos en la guía sobre cuándo es obligatoria una ambulancia en un evento.
¿Qué seguro y qué reglas de alcohol se aplican?
El seguro no es opcional si cobras entrada. El art. 53 de la ley de 2009 obliga: «Organizator imprezy masowej, na którą wstęp jest odpłatny, jest obowiązany do zawarcia umowy ubezpieczenia odpowiedzialności cywilnej za szkody wyrządzone osobom w niej uczestniczącym». El alcance, la suma mínima garantizada y el momento en que nace la obligación los fija el rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 11 marca 2010 r. sobre el seguro obligatorio de responsabilidad civil de los organizadores de imprezy masowe (Dz.U. 2010 nr 54 poz. 323), en vigor desde el 21 de abril de 2010. La suma mínima depende del tipo de evento y del número de plazas del recinto, así que hay que pedir a la correduría el cálculo sobre el aforo exacto antes de firmar. Es la misma lógica de obligación legal que explicamos para el seguro de responsabilidad civil en eventos en España.
El alcohol tiene regla propia. El art. 8a ust. 1, introducido por la ustawa z dnia 31 sierpnia 2011 r. (Dz.U. 2011 nr 217 poz. 1280), permite «sprzedaż, podawanie i spożywanie napojów alkoholowych zawierających nie więcej niż 3,5% alkoholu» en una impreza masowa, con la excepción expresa de las de riesgo elevado, donde está prohibido. Solo puede venderse en zonas delimitadas, por un operador con licencia de venta de alcohol, y queda vetado el envase rígido de vidrio o metal que pueda usarse como arma. Al solicitar el permiso, el organizador adjunta dónde y cuándo se venderá. Una barra de cerveza a 5 grados en un festival polaco es, sencillamente, ilegal.
¿Qué sanción hay por organizar sin zezwolenie?
La pena es penal, no administrativa. El art. 58 ust. 1 dice que quien organiza una impreza masowa sin el permiso exigido, al margen de las condiciones del permiso o contra una prohibición dictada, «podlega grzywnie nie mniejszej niż 240 stawek dziennych, karze ograniczenia wolności albo pozbawienia wolności od 6 miesięcy do lat 8». El art. 58 ust. 2 castiga con un mínimo de 180 stawek dziennych a quien no respeta las condiciones de seguridad del art. 6 ust. 1.
Esas «stawki dzienne» se traducen a dinero con el art. 33 del Kodeks karny: según su § 3, una stawka «nie może być niższa od 10 złotych, ani też przekraczać 2 000 złotych». Con esos extremos, el mínimo del art. 58 ust. 1 equivale a 2.400 zł si el tribunal fija la cuota más baja y a 480.000 zł si fija la más alta (cálculo propio: 240 × 10 zł y 240 × 2.000 zł). El umbral del art. 58 ust. 2 se mueve entre 1.800 zł y 360.000 zł con el mismo método. La horquilla real depende de los ingresos y el patrimonio del condenado, que es lo que el tribunal valora. A eso se suma la decisión de interrupción del evento del art. 31 ust. 4, con rygor natychmiastowej wykonalności.
¿Qué derechos tiene el comprador de la entrada en Polonia?
Aquí la ley relevante ya no es la de imprezy masowe, sino la ustawa z dnia 30 maja 2014 r. o prawach konsumenta (Dz.U. 2014 poz. 827). Su art. 27 reconoce que «konsument, który zawarł umowę na odległość lub poza lokalem przedsiębiorstwa, może w terminie 14 dni odstąpić od niej bez podawania przyczyny». Pero el art. 38 pkt 12 excluye de ese derecho los contratos «o świadczenie usług (…) związanych z wypoczynkiem, wydarzeniami rozrywkowymi, sportowymi lub kulturalnymi, jeżeli w umowie oznaczono dzień lub okres świadczenia usługi». Traducido a taquilla: una entrada con fecha no se devuelve por desistimiento, igual que ocurre en España con la excepción equivalente de la directiva de consumo que repasamos en la política de devoluciones de entradas. Lo que sí vincula al organizador es su propio regulamin y lo que haga en caso de cancelación o aplazamiento.
La reventa con ánimo de lucro tiene en Polonia una respuesta antigua y tajante. El art. 133 § 1 del Kodeks wykroczeń de 1971 sanciona a quien «nabywa w celu odprzedaży z zyskiem bilety wstępu na imprezy artystyczne, rozrywkowe lub sportowe albo kto bilety takie sprzedaje z zyskiem» con arresto, limitación de libertad o multa; el § 2 añade que la tentativa, la inducción y la complicidad también son punibles. Para el fútbol, además, el art. 13 obliga al organizador a identificar a los asistentes y el art. 15 exige mostrar documento de identidad al comprar y vender solo localidades sentadas. Si vendes para un club polaco, el sistema de ticketing tiene que soportar entrada nominativa con verificación de identidad.
ZAiKS, facturación y lo que cambia en enero de 2027
Dos costes se quedan fuera del expediente del zezwolenie y aparecen después. El primero es el derecho de autor: el art. 17 de la ustawa z dnia 4 lutego 1994 r. o prawie autorskim i prawach pokrewnych reserva al autor «wyłączne prawo do korzystania z utworu i rozporządzania nim na wszystkich polach eksploatacji oraz do wynagrodzenia za korzystanie z utworu». En la práctica, la licencia se tramita con ZAiKS, que publica sus tablas de tarifas de remuneración de autor, entre ellas la tabla 14 para actuaciones en directo (consultadas el 3 de octubre de 2026). Las tarifas concretas están en los PDF de cada tabla y conviene pedir el cálculo antes de cerrar el caché del artista; el esquema es el mismo que describimos para la gestión de SGAE, AGEDI y AIE en España o para la SIAE italiana.
El segundo es la factura electrónica. El Krajowy System e-Faktur es obligatorio por fases: desde el 1 de febrero de 2026 para los empresarios con ventas superiores a 200 millones de zł en 2024, y desde el 1 de abril de 2026 para el resto, según el alcance oficial publicado por la Administración tributaria. Quien no supere 10.000 zł brutto de facturación documentada al mes queda fuera de la obligación de emitir hasta final de 2026. La recepción de facturas por KSeF, en cambio, alcanza a todos desde el 1 de febrero de 2026. Las bases legales son la ley de 16 de junio de 2023 (Dz.U. 2023 poz. 1598), la de 9 de mayo de 2024 (Dz.U. 2024 poz. 852) y la de 5 de agosto de 2025 (Dz.U. 2025 poz. 1203). Es el mismo movimiento europeo que empuja a VeriFactu en España y a la E-Rechnung alemana.
Y hay un cambio en camino. El registro ELI del Sejm señala que la ley de imprezy masowe está modificada por la ustawa z dnia 11 czerwca 2026 r. de simplificación de procedimientos administrativos resueltos por decisión o en silencio (Dz.U. 2026 poz. 875), con entrada en vigor el 1 de enero de 2027. El registro no detalla aquí qué artículos toca, así que la lectura honesta es esta: antes de planificar la temporada 2027, hay que releer los plazos del zezwolenie en el texto consolidado, porque esa reforma puede afectarlos.
Lista de comprobación antes de pedir el zezwolenie
- Cuenta las plazas, no las entradas. El umbral del art. 3 se calcula sobre las plazas disponibles según normas de edificación y de incendios. Pide al recinto el certificado de aforo por escrito.
- Marca el día 30 en el calendario. Solicitud y las cuatro peticiones de informe, el mismo día, 30 días antes. El plazo de 14 días es excepcional y hay que justificarlo.
- Presupuesta la plantilla de riesgo elevado. Con 5.000 asistentes, la diferencia es 57 frente a 111 personas de servicio. Que el contrato con la empresa de seguridad contemple ese escenario.
- Cierra la cobertura médica por tramo. Por encima de 5.000 asistentes entra el equipo con médico; comprueba quién contrata y acredita a cada zespół.
- Pide la suma mínima de la póliza por escrito. El seguro del art. 53 se calcula sobre el aforo; la correduría debe citar el rozporządzenie de 2010 en la oferta.
- Revisa las barras. Máximo 3,5 % de alcohol, zona delimitada, operador con licencia y nada de vidrio ni metal rígido.
- Escribe el regulamin con la devolución dentro. El desistimiento de 14 días no se aplica a eventos con fecha: lo que ofrezcas por encima de la ley debe estar por escrito y ser cumplible.
- Prepara la factura electrónica. Si facturas patrocinios o servicios en Polonia, confirma con tu asesor en qué fase de KSeF estás desde abril de 2026.
Y Futura Tickets, ¿qué parte cubre?
Ninguna plataforma de ticketing sustituye al zezwolenie ni te acredita personal de seguridad: eso lo tramita el organizador ante el ayuntamiento. Lo que sí resuelve el software es la parte de venta y de control: aforo por zona, entrada nominativa cuando la ley la exige y datos de asistentes para los informes. Futura Tickets es una plataforma SaaS española de ticketing para organizadores profesionales, vende en 9 idiomas y en 11 dominios de país y no cobra cuota mensual: 0 € al mes, solo una comisión por entrada vendida. Puedes comparar el encaje con tu operativa en la página de software de ticketing.
Conclusión
La ley polaca de imprezy masowe es más aritmética que interpretativa: umbrales de 1.000, 500 y 300 plazas, 30 días de antelación, 7 días para la decisión, 82 zł de tasa, una fórmula cerrada de personal y una tabla sanitaria por tramos. Lo que decide el presupuesto no es el permiso en sí, sino la calificación de riesgo elevado, que duplica la plantilla y prohíbe el alcohol. Y lo que decide la viabilidad penal es pedirlo a tiempo: el art. 58 convierte un olvido administrativo en un delito con multa mínima de 240 stawek dziennych.
Fuentes
- Ustawa z dnia 20 marca 2009 r. o bezpieczeństwie imprez masowych, tekst jednolity Dz.U. 2023 poz. 616 (Sejm RP, registro ELI)
- Ustawa z dnia 31 sierpnia 2011 r. o zmianie ustawy o bezpieczeństwie imprez masowych, Dz.U. 2011 nr 217 poz. 1280 (Sejm RP)
- Rozporządzenie Ministra Zdrowia z dnia 6 lutego 2012 r. w sprawie minimalnych wymagań dotyczących zabezpieczenia pod względem medycznym imprezy masowej, Dz.U. 2012 poz. 181
- Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 11 marca 2010 r. w sprawie obowiązkowego ubezpieczenia OC organizatorów imprez masowych, Dz.U. 2010 nr 54 poz. 323
- Zezwolenie na imprezę masową: ficha de procedimiento (biznes.gov.pl, Gobierno de Polonia)
- Ustawa z dnia 20 maja 1971 r. Kodeks wykroczeń, art. 133 (Sejm RP)
- Ustawa z dnia 6 czerwca 1997 r. Kodeks karny, art. 33 (Sejm RP)
- Ustawa z dnia 30 maja 2014 r. o prawach konsumenta, Dz.U. 2014 poz. 827 (Sejm RP)
- Ustawa z dnia 4 lutego 1994 r. o prawie autorskim i prawach pokrewnych (Sejm RP)
- Zakres obowiązkowego KSeF (Krajowa Administracja Skarbowa, podatki.gov.pl)
- Podstawy prawne oraz kluczowe terminy KSeF (podatki.gov.pl)
- Tabele stawek wynagrodzeń autorskich (ZAiKS)
- Ustawa z dnia 11 czerwca 2026 r. o zmianie niektórych ustaw w celu uproszczenia procedur administracyjnych, Dz.U. 2026 poz. 875 (Sejm RP)